La Commission municipale du Québec (CMQ) a publié, le 14 mars, son rapport d'audit de performance portant sur le processus de délivrance des permis et des certificats à la Municipalité de Beaumont. Ayant constaté certaines lacunes, la CMQ a formulé deux recommandations à la municipalité bellechassoise afin de corriger le tir.
Rappelons que la mission d’audit avait été lancée à la suite de la recommandation formulée dans le rapport d’enquête de la Direction des enquêtes et des poursuites en intégrité municipale (DEPIM) de la CMQ à l’égard de la Municipalité de Beaumont, rendu public le 4 novembre dernier.
La DEPIM avait mené une enquête après avoir reçu des informations selon lesquelles il y aurait eu du favoritisme dans l’octroi de permis et l’application de la réglementation concernant une propriété en particulier à Beaumont. Selon les renseignements obtenus alors, si ces derniers ne permettaient pas de démontrer, de façon prépondérante, l’existence de favoritisme, l'enquête sommaire tendait «tout de même à confirmer plusieurs irrégularités et soulevait plusieurs questions en ce qui a trait au respect des règles et des bonnes pratiques de gestion en lien avec l’octroi des permis et des certificats, l’application de la réglementation afférente et la réalisation des travaux de raccordement».
Ainsi, les travaux d'audit avaient pour objectif d'évaluer si le processus de délivrance et l'information fournie aux citoyens à cet égard permettent d'assurer le respect des exigences légales et réglementaires en matière d'urbanisme.
Lacunes constatées
À la suite de cette analyse, la CMQ a conclu que «l'information nécessaire au citoyen pour comprendre le processus de délivrance d'un permis ou d'un certificat et pour entreprendre les démarches pour en obtenir un n'était pas adéquate, notamment parce qu'elle était insuffisante». De plus, la CMQ estime qu'elle n'était pas facilement accessible.
Aussi, la CMQ juge que la délivrance des permis et des certificats à Beaumont «manque de rigueur et d'encadrement». Les travaux d'audit révèlent que «plusieurs permis et certificats ont été délivrés alors que les demandes étaient incomplètes ou que certains éléments de celles-ci ne répondaient pas aux exigences réglementaires applicables». Aussi, la documentation conservée aux dossiers «est insuffisante et les outils appuyant le travail d'analyse ne favorisent pas une application uniforme de la réglementation».
La CMQ croit que l'encadrement du processus de délivrance des permis et des certificats, «par l'utilisation d'outils de travail adéquats, de lignes directrices et d'activités de contrôle interne, aurait pu permettre à la Municipalité de Beaumont de prévenir ou de détecter plusieurs lacunes constatées».
Deux recommandations
Pour corriger le tir, la CMQ a formulé deux recommandations à la Municipalité de Beaumont. D'abord, la CMQ suggère à la municipalité bellechassoise de veiller à ce que les citoyens aient facilement accès à des renseignements adéquats liés à la délivrance des permis et des certificats. Le tout leur permettra de comprendre si un permis ou un certificat est nécessaire dans leur situation et de connaître les démarches qu’ils doivent entreprendre afin d’en obtenir un ainsi que de se renseigner sur les sanctions qu’ils encourent s’ils commettent des infractions à l’égard de la réglementation en urbanisme, selon la CMQ.
Également, la CMQ demande à Beaumont de développer et mettre en place des outils de travail adéquats et des activités de contrôle interne afin d’améliorer le processus de délivrance des permis et des certificats. La mise en place de cette recommandation permettra «une application conforme et uniforme des règlements d’urbanisme, tout en assurant l’arrimage entre la pratique et cette réglementation ainsi qu'une conservation suffisante de la documentation qui soutient les décisions prises».
Invitée par la CMQ à transmettre ses commentaires officiels dans le rapport d'audit, la Municipalité de Beaumont a adhéré aux recommandations. «Nous allons mettre en place les mécanismes qui vont nous permettre d’atteindre cet objectif dans le meilleur délai afin que le public soit davantage informé de la procédure relative à une demande menant éventuellement à l’émission d’un permis ou d’un certificat. (...) « Nous allons prendre les mesures qu’il faut pour soutenir et former davantage notre personnel afin d’améliorer de façon continue la qualité de notre service, et ce, afin de limiter au mieux les possibilités d’erreurs procédurales. Nous allons aussi travailler à développer un meilleur contrôle interne afin d’améliorer le processus de délivrance des permis et des certificats», a promis la municipalité.
La CMQ a invité la Municipalité de Beaumont à produire un plan d'action pour leur mise en œuvre. Un suivi sera réalisé par la CMQ pour évaluer leur degré d'application, une procédure qui s'effectue généralement trois ans après la publication du rapport.